Papierflieger K-Documente

Hochwertige, ansprechende Dokumente aus SAP

Kleines Porträt Simon Hagenbaeumer

Veröffentlicht in Magazin (Praxis)

Simon Hagenbäumer

Ihr Angebotsschreiben ist eine Einladung an Ihren Kunden. Und so sollte es auch aussehen! Erzeugen Sie direkt aus SAP SD Angebote, die Lust auf Ihre Lösungen machen.

Wenn Sie SAP SD einsetzen, haben Sie die besten Voraussetzungen für gut durchdachte und standardisierte Vertriebsprozesse. Aber wie sieht es mit der Qualität der Angebotsschreiben aus? Natürlich wollen Ihre Anwender die Angebotsschreiben direkt aus dem SAP-Beleg heraus erzeugen können. Trotzdem sollten Sie keine Abstriche bei der optischen Gestaltung machen müssen. Ein ansprechendes Layout, eine klare Gliederung, sinnvoll einbezogene Grafiken und Bilder, das alles sind entscheidende Bausteine eines professionellen Angebots. Vergessen Sie nicht: Interessenten folgern von der Wertigkeit Ihres Angebotsschreibens auf die Qualität der angebotenen Lösung!

Der K-Document Server ist eine Lösung für die Dokumentengenerierung, die modifikationsfrei in das SAP integriert werden kann. Am Frontend ist dafür keine Installation nötig. Bei der Umsetzung werden das Dokumentenlayout, die Integration von K-Document in das SAP sowie kundenindividuelle Anpassungen vorgenommen. Das funktioniert natürlich neben Angeboten bei nahezu allen weiteren Dokumententypen aus SAP.

Mit K-Document erzeugen Sie unterschiedliche Formate passend für Ihren Einsatzzweck: Word ML, natives Word oder PDF. Für das Erstellen der Dokumentenvorlagen kann die volle Gestaltungsfreiheit von Microsoft Word™ genutzt werden:

  • Binden Sie Grafiken und Bilder ein, ohne aufwändige Suche im File-System
  • Schützen Sie sensible Bereiche des Angebots vor einer Änderung durch den Anwender, z.B. die Beschreibung von Standardvertriebspositionen 

Für die Bearbeitung der Dokumentenvorlagen steht ein Add-In für Microsoft Word™ bereit. Mit diesem Template-Designer können Sie die gewohnten Formatierungsmöglichkeiten von MS Word™ nutzen. Die Daten aus den SAP-Belegen stehen Ihnen nach der Selektion übersichtlich in einer Baumstruktur zur Verfügung. Eine XML-Schnittstelle erlaubt es, produktspezifische Bilder oder werbliche Texte auch aus anderen Quellen hinzuzuziehen. Bestimmte Bereiche der Dokumente lassen sich mit einem speziellen Sprachelement vor Änderungen schützen. So verhindern Sie beispielsweise selbst in Microsoft Word™-Dokumenten, dass der Vertrieb versehentlich die Beschreibung von Standardvertriebspositionen ändert.

Die Generierung der Dokumente kann in die Nachrichtensteuerung des SAP ERP integriert werden. An den Arbeitsplätzen der Anwender ist dafür keine Installation nötig. Das Dokument wird automatisch an den SAP Beleg angehängt. Nach der Generierung kann das Dokument vom Anwender in den nicht geschützten Bereichen nachbearbeitet werden. So können Anwender dem Dokument eine kundenindividuelle Note geben, ohne dass die Gefahr besteht, dass Standardtexte versehentlich überschrieben werden. 

Dokumente, die Sie mit Hilfe von K-Document erstellt haben, können in weiterführende Prozesse, wie zum Beispiel automatisiertes

  • Versenden von Angebotsdokumenten
  • Archivieren von FI-Belegen
  • oder Starten von Workflows und Freigabeprozessen 

integriert werden.

Lesen Sie hier mehr zum Referenzbeispiel Gebhardt Fördertechnik: Schnell schicke Angebote aus SAP generieren.

Für die Implementierung der SAP-Dokumentengenerierung steht arvato Systems als encoway-Partner zur Verfügung. Von der Beratung, wie Sie K-Document einsetzen können, der Implementierung bis zur anschließenden Betreuung steht arvato Systems an Ihrer Seite.

Über arvato:

SAP hat bei arvato Systems eine lange Tradition. Schon seit Anfang der 90er Jahre hat arvato Systems für die Bertelsmann AG eine Führungsrolle bei der Migration von SAP-R/2-Systemen auf SAP R/3 oder der Neuinstallation von SAP R/3 eingenommen.

Inzwischen sind mehr als 250 SAP-Berater mit Technologie- und Anwendungsschwerpunkten für verschiedene Branchen innerhalb der arvato Systems Gruppe im Einsatz. Seit mehreren Jahren gibt es eine Zusammenarbeit mit der encoway GmbH aus Bremen, bei der die Dokumentengenerierung direkt aus SAP heraus eine zentrale Rolle einnimmt. 

Haben Sie weitere Fragen? Nehmen Sie gerne direkt mit arvato Systems oder encoway Kontakt auf:

Herr Simon Hagenbäumer
arvato Systems GmbH
Tel.: (+49) 5241 80-71073
Email: simon.hagenbaeumer@bertelsmann.de

Frau Stefanie Michel
encoway GmbH 
Tel.: (+49) 421 33003 - 512
Email: michel@encoway.de