Warum Konfigurationsprojekte scheitern – und wie man es systematisch besser machen kann

Die Komplexität in der Auftragsabwicklung hat in den vergangenen Jahren kontinuierlich zugenommen. Die Gründe liegen in einer steigenden Vielfalt der Produktprogramme und ihrer mangelnden Beherrschbarkeit. Produktkonfiguratoren, oder auch Lösungs- oder Anlagenkonfiguratoren, leisten einen signifikanten Beitrag zur Beherrschung dieser Vielfalt. Ihre Etablierung im Unternehmen scheitert jedoch oftmals infolge eines unsystematischen Vorgehens. Das Wissen um die Hintergründe des Scheiterns ist eine wertvolle Grundlage für ein verbessertes Vorgehen bei neuen Konfigurationsprojekten.

Konfigurationsprojekte scheitern an zahlreichen Herausforderungen

Die Durchführung eines Konfigurationsprojekts stellt Unternehmen vor vielfältige Herausforderungen. Sie starten bereits unter schwierigen Voraussetzungen, wenn die Ziele und Anforderungen an einen Produktkonfigurator nicht eindeutig und transparent definiert sind oder sich im Zeitverlauf ändern. Moving Targets wirken sich, wie in klassischen IT-Projekten, erheblich auf den Projekterfolg aus. Die Vielzahl der beteiligten Stakeholder in einem Konfigurationsprojekt erschwert die notwendige Zieldefinition zusätzlich.

Weitere Herausforderungen eines Konfigurationsprojekts liegen im Zusammenspiel mit den IT-Systemen entlang des Auftragsabwicklungsprozesses. Der Produktkonfigurator interagiert mit den PLM und ERP Systemen eines Unternehmens und greift auf das in Datenbanken hinterlegte Konfigurationswissen zurück. Je heterogener die IT-Landschaft eines Unternehmens aufgebaut ist, desto komplexer gestaltet sich die Etablierung eines Produktkonfigurators.

Ein Konfigurationsprojekt umfasst jedoch mehr als ein klassisches IT-Projekt. Ein Konfigurator ist nicht nur ein IT-Tool, mit dem aus vorhandenen Komponenten eine gültige Konfiguration eines Produkts ermittelt werden kann. Er entfaltet seinen vollen Nutzen vielmehr über den gesamten Produktlebenszyklus sowie in allen beteiligten Unternehmensfunktionen. Weitere Herausforderungen liegen daher in den organisatorischen Abläufen eines Unternehmens sowie in seinem Produktprogramm.

Aus organisatorischer Sicht stellen die harmonierenden Prozessstrukturen im Unternehmen die Grundlage für den Erfolg eines Konfigurationsprojekts dar. Häufig werden jedoch Sonderaufträge in übermäßigem Umfang über den Produktkonfigurator abgewickelt. Mangelt es an einer klaren Abgrenzung zwischen den Prozessen für Standardaufträge und Sonderaufträge, werden die Nutzenpotenziale eines Konfigurators nicht nachhaltig realisiert.

Die Produktstruktur sollte konfigurierbar in Form eines modularen Baukastensystems gestaltet sein. So können Produktvarianten durch eine flexible Kombination von Modulen gebildet werden. Ohne eine konfigurierbare Produktstruktur und einen klar abgegrenzten Konfigurationsraum werden die Nutzenpotenziale nicht vollständig erschlossen. Auch nach der erfolgreichen Einführung sollte der Konfigurationsraum kontinuierlich überwacht und regelmäßig bereinigt werden.

Das Scheitern eines Konfigurationsprojekts kann verhindert werden

Die zuvor genannten Aspekte müssen im Rahmen des Konfigurationsprojekts hinreichend adressiert werden, sonst sind die Nutzenpotenziale des Produktkonfigurators nicht umfassend und nachhaltig realisierbar. Um der Gefahr des Scheiterns eines Konfigurationsprojekts zu begegnen, sollte die Etablierung eines Produktkonfigurators in einer systematischen und strukturierten Weise erfolgen. 

4 Schritte-Systematik für ein erfolgreiches Projekt

Ein systematisches Vorgehen zur Etablierung eines Produktkonfigurators führt in vier Schritten von einer 

  • Bewertung der Ziele und Potenziale über
  • eine Anpassung von Produkt-, Prozess- und IT-Strukturen und
  • einer Planung der Konfigurationsräume und Datenstrukturen zu einer
  • kontinuierlichen Steuerung des Konfigurationsraums. 

Das Vorgehen adressiert dabei auf strategischer und operativer Ebene sowohl die Phase der Initiierung des Konfigurationsprojekts als auch die Phase der Einführung und Nutzung des Produktkonfigurators.

Schritt 1: Ziele und Potenziale systematisch planen

In einem ersten Schritt werden die Ziele der beteiligten Unternehmensfunktionen systematisch aufgenommen und eine detaillierte Nutzenbewertung durchgeführt. Mit einem Produktkonfigurator kann etwa der Vertrieb ein Angebot entsprechend den spezifischen Kundenanforderungen erstellen. Dabei ermöglicht der Produktkonfigurator die schnelle Kalkulation von Preis und Lieferzeit. Unternehmensintern steht dagegen die physische Beschreibung des Produkts im Vordergrund. Hier ermöglicht der Konfigurator die Automatisierung von Prozessen wie dem Erstellen von Stücklisten und Arbeitsplänen oder dem Auslösen von Bestellungen.

Die qualitative Bewertung des Nutzens aus Sicht der Unternehmensfunktionen wird durch eine monetäre Bewertung ergänzt. Hierbei wird analysiert, wie sich etwa eine vereinfachte Stücklisten- und Arbeitsplanerstellung auf die Komplexitätskosten oder die Durchlaufzeit auswirkt. Die monetäre Bewertung wird schließlich verdichtet und in konsolidierter Form den nötigen Investitionen für die Etablierung eines Produktkonfigurators gegenübergestellt.

Schritt 2: Produkt-, Prozess- und IT-Strukturen adaptieren

Im zweiten Schritt werden die Prozesse für Standardaufträge und Sonderaufträge trennscharf gegeneinander abgegrenzt. Standardaufträge werden über den Produktkonfigurator abgewickelt und sind Teil des Konfigurationsraums. Die Fertigung erfolgt hier weitgehend prognosebasiert mit einem späten Kundenentkopplungspunkt. Sonderaufträge werden davon unabhängig und auftragsspezifisch behandelt. So wird eine verursachungsgerechte Allokation von Kosten ermöglicht und eine Quersubventionierung von Exotenvarianten verhindert.

Weiterhin sind die Voraussetzungen für einen Produktkonfigurator hinsichtlich des Produkts zu schaffen. Vorhandene Produktstrukturen müssen in eine konfigurierbare Form überführt werden. Einen geeigneten Weg stellt dabei die modulare Gestaltung der Produktstruktur dar. Im Produktkonfigurator werden schließlich die Möglichkeiten zur Kombination von Modulen mit den jeweiligen Kombinationsgeboten und -verboten hinterlegt. 

Schritt 3: Konfigurationsräume und Datenstrukturen planen

Die Beschreibung des Produktprogrammes für den Konfigurator erfolgt im dritten Schritt in passenden Datenstrukturen. Damit geht oftmals schon eine Reduktion der vorhandenen Produktkomplexität einher. Ausprägungen mit besonders hohem Absatz werden als Standard in den Produktkonfigurator aufgenommen. Weitere Ausprägungen werden entweder als Sonderausprägungen angeboten oder aus dem Produktprogramm gestrichen.

Schritt 4: Konfigurationsräume steuern

Nach der initialen Einführung des Produktkonfigurators gilt es schließlich im vierten Schritt, den Konfigurationsraum kontinuierlich zu steuern. So wird der Anteil derjenigen Varianten auf einem hohen Niveau gehalten, die über den Produktkonfigurator abgewickelt werden. Bei jedem Auftrag wird konsequent geprüft, ob dieser konfiguriert werden kann. Sonderaufträge sollten nicht konfiguriert werden, sofern ihre aufwandsarme Integration in den Produktkonfigurator nicht möglich ist.

Erst durch ein ganzheitliches Vorgehen werden Konfigurationsprojekte zum Erfolg geführt. Die Berücksichtigung und Integration der Sichten aller beteiligten Stakeholder ist dabei fundamental. Ein Konfigurationsprojekt darf also nicht als reines IT-Projekt missverstanden werden. Vielmehr sind die Implikationen auf Produkte und Prozesse des Unternehmens frühzeitig zu berücksichtigen. Nur so werden die Potenziale eines Produktkonfigurators vollständig erschlossen und nachhaltig gesichert.

 

Besonderer Dank gilt Herrn Christian Mattern, wissenschaftlicher Mitarbeiter am Werkzeugmaschinenlabor WZL der RWTH Aachen, für die Ausarbeitung des Artikels.