Teckentrup: Konfigurationslösung öffnet Prozessoptimierungen Tür und Tor

Digitalisierung ist in aller Munde. Teckentrup lässt Worten Taten folgen. Das ostwestfälische Unternehmen setzt auf Produktkonfiguratoren, mit denen sich Vertriebsprozesse automatisieren und damit nachhaltig vereinfachen und beschleunigen lassen. So ermöglicht es der gefragte Spezialist für Türen und Tore seinen Kunden, anspruchsvolle Lösungen individuell, schnell und fehlerfrei zusammenzustellen.

Kundennutzen auf einen Blick:

  • Automatisierung der gesamten Prozesskette senkt Zeit, Kosten und Personalbedarf beim Hersteller und bei den Händlern
  • Schnelle, einfache und zentrale Datenpflege ohne externe Unterstützung
  • Mitlaufende Plausibilitätsprüfung stellt preisliche und technische Korrektheit sicher
  • Handelspartner können eigenständig mit dem Konfigurator arbeiten und ihre Produkte und Angebote individuell gestalten, z. B. bei den Rabatten und dem Erscheinungsbild der Dokumente

Suchen Händler, Objekteure oder Verarbeiter Türen oder Tore, die genau zu ihren Anforderungen passen, wenden sie sich gern an Teckentrup. Dank seiner Innovationskraft und hohen Qualitätsstandards zählt das Unternehmen zu den größten Herstellern von Türen und Toren in Europa. Rund 900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter engagieren sich an den Standorten Verl und Großzöberitz für den Erfolg des 1932 gegründeten Unternehmens. Die weltweite Nachfrage nach seinen hochwertigen Lösungen bedient Teckentrup über Tochterunternehmen und Partner.

Konfigurator sichert preisliche und technische Korrektheit

In der Vergangenheit präsentierte Teckentrup sein Portfolio ausschließlich mit Katalogen und Preislisten. Auf der Suche nach der gewünschten Tür beispielsweise hatte der Händler rund 300 Seiten zu sichten, die Auswahl zu notieren und basierend darauf ein Angebot zu erstellen. „Dabei haben sich immer wieder Fehler eingeschlichen, etwa weil der Händler sich verrechnet oder technisch nicht mögliche Kombinationen gewählt hat. Das tut dem Händler natürlich weh, da ihm so mitunter kostspielige Reklamationen entstehen oder seine Margen und damit sein Gewinn nicht stimmen“, erläutert Benjamin Müller, der als Product Owner die Produktkonfiguratoren von Teckentrup betreut und gemeinsam mit seinem fünfköpfigen Team deren Weiterentwicklung vorantreibt. Zudem kostet die händische Arbeit jede Menge Zeit und bindet wertvolle personelle Ressourcen – und das nicht nur auf Seiten der Handelspartner. Auch die Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter von Teckentrup haben ohne den Einsatz eines Konfigurators alle Hände voll damit zu tun, Rückfragen zu beantworten, technische Details der Anfragen zu prüfen und bei Bedarf zu korrigieren, Angebote zu erstellen, Bestellungen zu bestätigen und Aufträge an die Produktion zu geben.

„Ein Produktkonfigurator ist essenziell, um ... mit dem Wettbewerb und den Kundenanforderungen Schritt zu halten“

Im Vertrieb seiner Garagen- und Industrietore schaffte Teckentrup bereits vor einiger Zeit mit Konfiguratoren eine digitale Unterstützung. Vom Erfolg in diesem Bereich ermutigt, sollte eine Konfigurationslösung für Türen folgen. Dieses Segment ist nicht nur das komplexeste, sondern auch das größte für Teckentrup. Daher war es besonders wichtig, diese Produkte marktgerecht und zeitgemäß anzubieten, um den Erwartungen der Kunden gerecht zu werden. „Ein Produktkonfigurator ist essenziell, um das digitale Zeitalter mitzugestalten und so mit dem Wettbewerb und den Kundenanforderungen Schritt zu halten“, erklärt Inhaber und Geschäftsführer Kai Teckentrup.


Kundeninformation

Die Teckentrup GmbH & Co. KG zählt mit den Produktionswerken in Verl-Sürenheide und Großzöberitz sowie seinen 900 Mitarbeitern zu den größten Herstellern von Türen und Toren in Europa. Das in dritter Generation inhabergeführte mittelständische Familien­unternehmen hat sich insbesondere den Werten Qualität, Design und Service verpflichtet. Ständige Verbesserungen der Produkte und die Entwicklung neuer Technologien sind für Teckentrup selbstverständ­lich.


Eine zentrale Plattform für alle Produkte

Anfang 2017 begannen die internen Vorarbeiten für die Einführung einer umfassenden Konfigurationslösung. Als Partner für die Umsetzung wählte Teckentrup encoway, den Experten für die Vermarktung von Baukastenprodukten und Variantenmanagement im Maschinen- und Komponentenbau sowie in verwandten Branchen. Benjamin Müller: „Uns haben nicht nur die Produkte und Lösungen zur Webkonfiguration, Datenpflege und Dokumentengenerierung von encoway überzeugt, sondern auch die Arbeitsmethode, die genau wie bei uns agil ist und damit optimal zu unserer Vorgehensweise passt. Das war eine wesentliche Voraussetzung dafür, dass wir unseren Produktkonfigurator in kürzester Zeit realisieren und somit unsere Wettbewerbsfähigkeit auch in der neuen, digitalen Arbeitswelt sichern konnten.“

„Wir können Aktualisierungen schnell und günstig vornehmen und Einsparungs- und Skalierungsmöglichkeiten insbesondere bei den Bestellprozessen nutzen."

Ziel war es, eine Plattform für alle Produkte zu schaffen und entsprechend alle Daten an einem zentralen Ort zusammenzuführen. „Zudem wollten wir auf die Informationen, die wir bereits in unserem SAP-System haben, zugreifen und sie nahtlos wiederverwenden können“, sagt Benjamin Müller und fügt hinzu: „Dadurch haben wir den Aufwand für die Datenpflege so gering wie möglich gehalten. Wir können Aktualisierungen schnell und günstig vornehmen und Einsparungs- und Skalierungsmöglichkeiten insbesondere bei den Bestellprozessen nutzen.“ Auch weitere Vorteile digitaler Services hatten sie im Blick. „Mit einem Produktkonfigurator sind wir auch außerhalb unserer Öffnungszeiten erreichbar und bieten damit unseren Kunden die gewünschte Flexibilität.“

Einfache und komfortable Benutzerführung

Kundenzentriertheit zählt zu den strategischen Säulen von Teckentrup. Entsprechend ging das Unternehmen auch bei der Konzeption seines Produktkonfigurators vor. Statt im stillen Kämmerlein zu überlegen, was der Kunde benötigen könnte, wurde er direkt gefragt, was er sich wünscht, und intensiv in die Entwicklung der Lösung eingebunden. Unter anderem prüfte eine Gruppe von Testkunden die Prototypen fortlaufend auf ihre Tauglichkeit und ihren Nutzen in der Praxis. Das Ergebnis wurde auf den Namen TEO – Teckentrup Einfach Online – getauft. Der Name ist Programm: „Die Benutzeroberfläche und -führung sind so einfach wie möglich gehalten, sodass der Konfigurator schnell und zuverlässig – auch ohne Vorkenntnisse – zum gewünschten Ergebnis führt“, sagt Benjamin Müller.

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Das Konfigurationstool für Türen und Tore unterstützt bei der Angebotserstellung und bietet die Möglichkeit, unterschiedliche Türen und Tore online zu konfigurieren und zu visualisieren.

Die mitlaufende Plausibilitätsprüfung gewährleistet, dass nur preislich und technisch korrekte Zusammenstellungen zustande kommen. Darüber hinaus hat der Händler, der TEO über einen Log-In-Bereich auf der Website von Teckentrup erreicht, die Möglichkeit, Individualisierungen vorzunehmen. So kann er seine Vorgänge nicht nur eigenständig verwalten und speichern, sondern auch kundenindividuelle Daten, wie Lieferadresse oder Konditionen, hinterlegen und nachträgliche Änderungen über eine Rekonfiguration vornehmen. Am Ende der Konfiguration – die auch mobil auf Tablets möglich ist – ist er nicht nur in der Lage, seinem Kunden einen konkreten Preis zu nennen. TEO versorgt ihn auch mit den passenden Angebotsdokumenten, die sich mit Zusatzelementen wie Unternehmenslogo, Geschäftsbedingungen sowie weiteren rechtlichen Hinweisen individuell gestalten lassen. Abgerundet wird das Paket von bemaßten und sehr detaillierten Zeichnungen, die alle wichtigen technischen Details enthalten und automatisch zu jeder neuen Konfiguration erstellt werden, sowie der Auftragsübersicht als Excel-Liste, die zum Abgleich und zur Freigabe im Objektgeschäft genutzt wird.

TEO spart Handelspartnern viel Zeit

Seit TEO im Frühjahr 2018 an den Start gegangen ist, verzeichnet Teckentrup eine zunehmende Kundenzufriedenheit. „Früher erinnerte der eine oder andere Vorgang an ein Ping-Pong-Spiel. Die Angebote gingen teils mehrfach zwischen den Kunden und unserem Innendienst hin und her, bis sie schließlich passten. Jetzt können unsere Kunden selbstständig und von überall arbeiten und kommen so viel schneller an ihr Ziel“, sagt Benjamin Müller. Und das entlang der gesamten Prozesskette: Mit wenigen Klicks ist die Tür konfiguriert. Bestellung und Eingangsbestätigung trennen nur wenige Minuten und auch die Auftragsbestätigung inklusive Lieferdaten folgt wenig später – und das alles fehlerfrei. Weniger Aufwand spart Zeit und damit Personal. „Brauchten manche Kunden früher eine halbe Stunde, um eine Tür zu erfassen, geht das heute mit TEO meist in weniger als fünf Minuten. Das reduziert den Zeitaufwand für die Auftragsabwicklung und gibt Mitarbeitern Raum, um sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren.“

Diese Erleichterung spürt auch Teckentrup selbst, denn Standardaufträge werden voll automatisiert ohne manuelle Prüfung an SAP weitergeleitet und direkt in einen SAP-Auftrag übertragen. „Wir können unsere Prozesskosten reduzieren, da der Aufwand für Aktualisierungen sinkt und bei Standardlösungen der gesamte Prozess von der Konfiguration bis zur Produktion größtmöglich automatisiert ist. Dadurch erfährt unser Innendienst eine deutliche Entlastung und kann sich stärker auf die Beratung zu Sonderlösungen konzentrieren. Das heißt, wir können dank TEO mehr Bestellungen und Aufträge abwickeln, ohne dafür mehr Personal zu benötigen. Das ist mit Blick auf den in unserer Region stark ausgeprägten Fachkräftemangel ein wichtiger Aspekt.“ TEO überzeugt. „Der Produktkonfigurator kommt sehr gut bei unseren Kunden an. Ohne die Lösung hätten wir sehr wahrscheinlich Kunden verloren oder neue nicht gewinnen können, sprich weniger Umsatz gemacht“, erklärt Benjamin Müller. Der gelungene Start soll jedoch erst der Anfang sein. „TEO ist für uns der Grundstein für eine digitale Plattform, mit der wir perspektivisch auch Leistungen, wie zum Beispiel After-Sales-Services wie Wartung und Ersatzteile-Shop, abbilden wollen“, stellt Kai Teckentrup in Aussicht. Und getreu der Unternehmensstrategie bindet Teckentrup auch bei jeder Weiterentwicklung von TEO seine Kunden eng ein, denn: „Wir wollen Prozesse für unsere Kunden wirklich verbessern.“

„TEO ist für uns der Grundstein für eine digitale Plattform“

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Die Vorteile von TEO: Schneller zum Angebot, fehlerfreie Konfiguration, immer aktuelle Produktinformationen