... e ottenere un reale vantaggio competitivo con una manutenzione efficiente dei dati
La manutenzione dei dati dei prodotti richiede tempo e costi elevati. L’ottimizzazione è un argomento noioso che non ha amici veri in azienda. Noi vogliamo cambiare le cose! Con la nostra
L’affermazione “La manutenzione dei dati di prodotto richiede tempo e costi elevati” è stata confermata dal 74% dei partecipanti allo “Studio sulla gestione dei prodotti” (disponibile in inglese). Oltre a molte altre sfide, questo problema ha avuto il peso più alto.
Per noi è un’opportunità per andare a fondo delle cause e individuare soluzioni per le aziende.
Le sfide
Importante ma non amato
I dati di prodotto di alta qualità e altamente disponibili sono immensamente importanti, soprattutto in tempi di digitalizzazione – la digitalizzazione non è possibile senza un buon database! Tuttavia, spesso osserviamo che la manutenzione dei dati di prodotto è vista come un “male necessario”. Un product manager di un importante produttore di elettrodomestici ci riferisce:
“Creare un articolo nel nostro MDM richiede molto tempo; dobbiamo poi gestire pagine di campi”.
Perché la manutenzione dei dati di prodotto è così impopolare, sia tra gli stessi manutentori dei dati che tra coloro che finanziano i potenziali progetti di miglioramento? L’affermazione “grande fatica” si riferisce principalmente a compiti manuali e monotoni. La maggior parte delle persone trova fastidiose le attività ripetitive e non ama svolgerle solo per questo motivo. Un product manager di un’azienda meccanica di medie dimensioni afferma:
“Abbiamo un sacco di manutenzione di dati ridondanti perché gli strumenti non sono interconnessi”.
A questo si aggiunge la mancanza di trasparenza su ciò che accade ai dati. Se la manutenzione dei dati all’inizio della catena dei processi sapesse cosa richiede l’utilizzo successivo dei dati e perché, la motivazione a fornire dati validi sarebbe diversa. La mancanza di coerenza può avere conseguenze fatali, come dimostra l’esempio di un altro product manager di un grande produttore di componenti:
“Poiché sappiamo quale sforzo di manutenzione dei dati comporta una modifica del prodotto, spesso ci chiediamo se vogliamo davvero realizzarla. A volte finiamo per realizzare un progetto più scadente per evitare la manutenzione dei dati”.
Chi paga? Nessun budget per una migliore manutenzione dei dati
Anche la volontà di investire in una migliore manutenzione dei dati di prodotto è relativamente bassa a livello di C. La manutenzione dei dati è spesso vista come un fattore di costo. Raramente viene fornito personale aggiuntivo oltre ai “costi Eh-da”.
È difficile calcolare il ritorno sull’investimento (ROI) per ottimizzare la manutenzione dei dati dei prodotti. Ciò è dovuto principalmente al fatto che i costi della manutenzione dei dati e i benefici che ne derivano sono sostenuti in punti diversi della catena del valore, ossia in diversi reparti dell’azienda. Per questo motivo è difficile giustificare l’investimento nel proprio centro di costo, dove si genera solo un “piccolo” beneficio parziale.
Se l’investimento deve essere ripartito tra i vari centri di costo, per molti manager diventa troppo complicato e non succede nulla.
Nuovi requisiti – vecchi dati
I nuovi requisiti, come i formati di scambio dati standardizzati e l’introduzione di nuovi sistemi informatici, richiedono una base di dati corrispondente:
- Il mercato richiede sempre più formati di scambio standardizzati come eCl@ss o ETIM. Questa richiesta deve essere soddisfatta per fidelizzare i clienti. I vecchi prodotti spesso non dispongono dei dati anagrafici corrispondenti, che dovrebbero essere integrati. In genere è difficile prevedere i requisiti futuri, ma una struttura di dati ben studiata come base rende molto più facile l’espansione successiva.
- Il trasferimento di database obsoleti a nuovi sistemi IT spesso non riceve l’attenzione necessaria. I nuovi sistemi (ad esempio la migrazione alla nuova versione SAP S/4 HANA o la sostituzione di un sistema CRM con un software basato sul cloud) possono esprimere il loro potenziale solo se si basano su un buon database. Se questa base non è stata sufficientemente sviluppata in anticipo, un cambiamento di sistema senza una corrispondente revisione non porterà il valore aggiunto sperato. Chi non ha mai sentito il detto: “Chi entra, esce”?
Alla fine si tratta di un circolo vizioso: con la manutenzione dei dati non amati in processi complicati, il lavoro spesso “aggira il sistema”. La mancanza di specifiche e standard per i flussi di processo, ad esempio, porta all’arbitrarietà nelle attività quotidiane. La base dei dati si deteriora continuamente.
L’approccio alla soluzione
Evita e riduci le attività manuali: ne vale la pena!
Noi di encoway siamo convinti che la manutenzione dei dati di prodotto abbia un ROI diretto! Perché la manutenzione dei dati di prodotto richiede tempo e costi elevati? Questo è dovuto principalmente all’alta percentuale di attività manuali. In sostanza, si tratta di ottenere lo stesso risultato con meno sforzo. Siamo convinti che ci sia un notevole potenziale di risparmio per le aziende grandi e piccole, indipendentemente dal fatto che producano piccoli componenti o grandi macchine specializzate!
1. evitare lo sforzo manuale con una chiara strategia e fornitura di dati
I processi di fornitura dei dati isolati si sono spesso sviluppati intorno ai sistemi IT dei singoli reparti (ad esempio PDM, ERP, PIM). In linea con il concetto di lean, lungo il processo di manutenzione dei dati si possono individuare attività che non aggiungono valore: manutenzione ridondante dei dati di prodotto in diversi sistemi IT, trasferimento manuale dei dati a causa di interruzioni dei supporti, ricerca di dati non disponibili, ecc.
Sulla base di questi risultati, vengono creati una strategia chiara per i dati e un processo trasparente per la loro fornitura. In questo modo si raggiungono gli standard, si evita la manutenzione ridondante dei dati e si riduce lo sforzo richiesto nelle interfacce e nella ricerca dei dati di prodotto.
2. (Ulteriore) riduzione dello sforzo manuale con strutture di dati ben studiate
L’impegno manuale può essere ulteriormente ridotto identificando le aree all’interno delle strutture di dati che sono responsabili di un numero sproporzionatamente alto di attività manuali: mantenere gli stessi record di dati in luoghi diversi, mappare gli stessi contesti fattuali o simili in modi diversi, familiarizzare con strutture di dati confuse e set di regole programmate, ecc.
Ecco un esempio: un product manager di un grande produttore di componenti ci ha detto che la modifica di un singolo attributo nella gestione dei prodotti porta a diverse migliaia di richieste di modifica, solo nel sistema ERP! A queste si aggiungono le richieste di modifica in altri sistemi IT.
Se usata correttamente, la gestione delle varianti basata su strutture modulari a blocchi non solo aiuta nella progettazione e nella produzione, ma riduce anche in modo significativo i costi di manutenzione dei dati. Anche l’introduzione di un sistema di classificazione consolidato con l’ereditarietà lungo la gerarchia delle classi porta a notevoli risparmi.
La via d’uscita
Ridurre l’impegno manuale nella manutenzione dei dati di prodotto non significa solo risparmiare sui costi, ma anche velocizzare l’intero processo. Soprattutto quando si tratta di lanciare nuovi prodotti o modifiche importanti sul mercato, puoi beneficiare di un time-to-market più breve.
Sciogli il nodo gordiano con la nostra “Analisi del potenziale – fattori di costo nella manutenzione dei dati di prodotto”.
Ecco come procedere:
- Trovare punti di partenza per ottimizzazioni organizzative e procedurali: Lavoriamo con te per analizzare quali innovazioni e cambiamenti nel portafoglio prodotti portano a quali tipi di lavori di manutenzione dei dati nei sistemi IT.
- trovare un punto di partenza per le ottimizzazioni strutturali: Analizziamo anche il modo in cui queste modifiche vengono implementate nei sistemi IT e l’influenza che le strutture dati dei prodotti sottostanti hanno sull’impegno di manutenzione.
- Sviluppare i risultati e fornire raccomandazioni per l’azione: riceverai una presentazione trasparente dell’attuale processo di manutenzione dei dati e dell’impegno associato. Riceverai raccomandazioni chiare per l’azione con un elenco strutturato e prioritario di potenziali, compresa una valutazione economica.
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Responsabile della consulenza, encoway GmbH
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