Best practice: Iniziare con l’analisi dei dati CPQ

“Il 65% dei product manager non dispone dei dati necessari per una gestione efficace del portafoglio”.

I dati sono l’oro del 21° secolo: questa consapevolezza non è nuova. Tuttavia, solo poche aziende stanno sfruttando il potenziale che può essere sfruttato analizzando e utilizzando i propri dati. Ciò è confermato anche dai risultati dello studio sulla gestione dei prodotti (disponibile in inglese) che encoway ha condotto con i product manager delle aziende manifatturiere. Ad esempio, il 65% dei product manager intervistati ha dichiarato di non disporre dei dati necessari per una gestione efficace del portafoglio. La business intelligence (in breve BI) e l’analisi professionale dei dati sono ideali per ottenere nuove conoscenze dai dati passati e prendere le giuste decisioni per il futuro.

Soprattutto nell’ambito della gestione delle varianti e della complessità, la valutazione sistematica dei dati relativi alle quotazioni e agli ordini può essere utilizzata per trarre conclusioni precise sulla gestione del portafoglio. La BI può essere utilizzata, ad esempio, per analizzare quali parti del proprio portafoglio prodotti si stanno vendendo bene o male per trarre conclusioni sulla redditività delle singole varianti di prodotto. In questo modo è possibile trarre conclusioni preziose per le future decisioni sul portafoglio.

Le migliori pratiche alla Teckentrup GmbH & Co. KG

L’analisi automatizzata dei dati nella pratica

Teckentrup GmbH & Co KG, uno dei maggiori produttori di porte e portoni in Europa, ha riconosciuto il potenziale dei propri dati. Patrick Lohmann, responsabile SAP LO-VC e gestione dei dati del prodotto di Teckentrup, spiega di seguito come l’azienda ha introdotto con successo la gestione delle varianti basata sui dati con l’aiuto dell’analisi automatizzata dei dati.

Signor Lohmann, perché ha deciso di automatizzare l’analisi dei suoi dati?

Uno dei motivi principali che ci hanno spinto ad automatizzare è stato l’elevato impegno manuale che in precedenza dovevamo dedicare all’analisi dei dati degli ordini. Ad esempio, i dati relativi agli ordini di un prodotto configurabile contengono già oltre 18 milioni di righe in un periodo di soli due anni. La mappatura di questi dati in Excel ci ha sempre causato una grande frustrazione. A causa del tempo e dell’impegno richiesti dall’analisi dei dati, purtroppo riuscivamo a utilizzare questi preziosi dati solo occasionalmente per supportare le decisioni di portafoglio. Volevamo quindi un’opzione per l’analisi dei dati degli ordini che fosse il più possibile automatizzata e integrata.

Come hai fatto a cambiare questa situazione?

In Teckentrup, gli ordini sono gestiti in SAP ERP. Tutti i dati degli ordini e gli elenchi delle parti sono memorizzati lì. Tuttavia, quando abbiamo iniziato, non sapevamo esattamente quali dati ci servivano per rispondere a domande come “Quali parti del nostro portafoglio prodotti contribuiscono al successo della nostra azienda?”. Inoltre, non avevamo ancora un elenco completo di tutte le domande a cui vorremmo rispondere oggi e in futuro. Abbiamo quindi optato per un approccio graduale per affrontare l’argomento senza investire troppo. Dopotutto, non sapevamo se avremmo potuto fare qualcosa con i risultati ottenuti. Tuttavia, ci siamo resi conto molto rapidamente che i moduli esistenti del sistema ERP e di Excel non erano adatti al nostro progetto esplorativo.

Dove vedi il maggior potenziale per i tuoi dati?

In passato, abbiamo mappato i prodotti standardizzabili, i singoli componenti e le richieste speciali dei clienti allo stesso modo nei nostri processi. Vediamo un grande potenziale di ottimizzazione per il futuro. Come primo caso d’uso, abbiamo deciso di utilizzare le informazioni ottenute per sviluppare standard per le combinazioni di caratteristiche selezionate di frequente e per eliminare le varianti con combinazioni di caratteristiche selezionate raramente. Ci aspettiamo che questa focalizzazione si traduca in un risparmio significativo. Ma vedo anche un grande potenziale al di là di questo. Ad esempio, potremmo utilizzare i dati relativi agli ordini e alle offerte per creare previsioni più accurate sulle attività future con l’aiuto delle probabilità di chiusura.

Hai già ottenuto un primo successo?

Sì, siamo stati in grado di ottenere in breve tempo informazioni prima irraggiungibili dai dati degli ordini. Per farlo, ci siamo innanzitutto concentrati sulla fornitura dei dati rilevanti. Invece di rovistare tra 18 milioni di righe in Excel, abbiamo pre-filtrato i dati in base alle domande a cui rispondere e li abbiamo preparati in un efficiente sistema di gestione dei dati. Abbiamo poi presentato i dati rilevanti per le domande specifiche in un formato chiaro e basato sul web.

Insieme a encoway abbiamo creato una soluzione leggera e allo stesso tempo molto flessibile che soddisfa le nostre esigenze più del 100%. In particolare, le opzioni di valutazione flessibile hanno superato le nostre aspettative. I risultati e i dati sono disponibili in pochi secondi, premendo un pulsante. Possiamo effettuare le analisi in modo rapido e senza sforzi manuali e visualizzare tutti i dati in chiare dashboard. Questo ci ha fornito una solida base per prendere decisioni sulla standardizzazione di (alcune parti della) nostra gamma di prodotti.

Quali vantaggi specifici ha portato alla tua azienda?

In particolare, la compilazione e la preparazione dei dati richiede oggi uno sforzo significativamente minore. Questo ci fa risparmiare molto tempo. Inoltre, poiché l’analisi dei dati è molto più semplice e veloce, un numero maggiore di persone è in grado di informarsi autonomamente e di utilizzare le informazioni come base per il processo decisionale. In precedenza, l’elevato impegno richiesto e la possibilità di commettere errori costituivano un grosso ostacolo.

La nuova trasparenza acquisita va a vantaggio anche di settori come la progettazione, la catena di approvvigionamento e la produzione. Nella progettazione, ad esempio, la frequenza delle vendite nel processo di garanzia della qualità rende molto più facile decidere quali prodotti rilevanti per la sicurezza è più opportuno migliorare o testare. Nella produzione, possiamo utilizzare i dati analizzati per ottimizzare l’utilizzo delle macchine e il magazzino, ad esempio per decidere quali prodotti o materiali tenere in magazzino o quali macchine sostituire in futuro.

Hai intenzione di ampliare ulteriormente le tue capacità di analisi dei dati?

Dall’analisi dei dati abbiamo individuato una serie di opportunità di ottimizzazione e semplificazione che possiamo utilizzare in tutta l’azienda. Già nella prima fase abbiamo ottenuto più informazioni di quanto ci aspettassimo. Questo ha convinto anche il nostro management. Vorremmo approfondire questo argomento in futuro. Oltre all’analisi dei dati degli ordini, vorremmo valutare altre fonti di dati, come le quotazioni dei nostri sistemi CRM e CPQ. Riteniamo che i dati provenienti dalla soluzione di configurazione TEO, in particolare, forniranno informazioni ancora più dettagliate e accurate, permettendoci di prendere decisioni migliori nelle vendite, nella progettazione, negli acquisti e nella catena di fornitura in futuro.

Stiamo inoltre lavorando su una serie di temi di standardizzazione nell’ambito della manutenzione dei dati anagrafici per migliorare ulteriormente anche questo aspetto. In questo modo, vorremmo anche generare valore aggiunto per altre aree dell’azienda e ottimizzare continuamente la gamma di prodotti che offriamo. Ritengo che nel prossimo futuro ci siano ancora alcuni problemi e compiti interessanti da risolvere, per i quali saremo felici di affidarci nuovamente all’esperienza e al supporto di encoway.