Produktdaten-Management wird zum kritischen Erfolgsfaktor

Mit durchgängigen Produktdaten und konsequenter Informationslogistik gegen die Krise

Die Konjunktur im Maschinenbau kühlt ab. Der Umsatz droht zu stagnieren. Beschaffungs- und Personalkosten steigen. Häufig drücken zudem hohe Prozesskosten die Gewinne. Gerade für Hersteller variantenreicher Produkte treiben manuelle Tätigkeiten bei der Bereitstellung individueller Varianten die Kosten. Abhilfe schafft eine konsequente Informationslogistik mit schlanken Prozessen. Mit den erzielbaren Einsparungen wird eine hohe Produktvarianz wieder zum guten Geschäft.

Es scheint auf den ersten Blick paradox: Obwohl die Auftragsbücher seit Jahren übervoll sind, brechen dennoch bei vielen Unternehmen – unabhängig von Größe und Branche – die Gewinne schmerzhaft ein. Das wird sich jetzt noch verschärfen, denn: Der Maschinenbau und die zuliefernde Industrie stehen im konjunkturellen Abschwung und damit vor schwierigen Herausforderungen. Angesichts rückläufiger Auftragseingänge müssen sie sich spätestens jetzt auf stagnierende oder gar sinkende Umsätze einstellen. Gleichzeitig steigen die Kosten auf der Beschaffungsseite und für den Personaleinsatz weiter, sodass die Gewinne von Unternehmen drastisch einzubrechen drohen. Zur Sicherung der Ergebnisse werden aktuell vielerorts umfassende Kostensenkungsprogramme ins Leben gerufen, zum Beispiel um Material- und Personalkosten einzusparen.

Unsere Erfahrungen zeigen, dass es eine weitere lohnende Betrachtung gibt: Richten Sie Ihren Blick auf hohe Prozesskosten beim manuellen Umgang mit variantenreichen, konfigurierbaren Produkten. Die zunehmende Produktvarianz, die aus dem Wunsch der Kunden nach individuellen Produkten resultiert, kann ein Aufwandstreiber sein. Auch die Komplexität des Portfolios befeuert die Prozesskosten. Das bedeutet: Unternehmen, die ihre Prozesskosten nachhaltig senken können, ohne dabei die Qualität zu schmälern, werden Umsatz und Gewinn wieder ins Lot bringen.

Die zunehmende Produktvarianz ist für Anbieter anspruchsvoller Lösungen Chance und Herausforderung zugleich. Die Chance: Dank fortschreitender Möglichkeiten, die aus der Digitalisierung erwachsen, können Hersteller individuell auf die Wünsche und Anforderungen ihrer Kunden eingehen. Die Kehrseite der Medaille: Wer nicht auf Knopfdruck die richtige Antwort parat hat, bekommt selten eine zweite Chance, den Interessenten zu seinem Kunden zu machen. Denn: An nichts gewöhnt sich der Mensch schneller als an Komfort. Erfährt er, dass ihn nur wenige Klicks zum gewünschten Ergebnis führen, setzt er das bald schlicht voraus. Sprich: Er erwartet, dass seine Anforderungen erfüllt werden. Und das immer schneller, umfangreicher und individueller – die entsprechenden Informationen zur gewünschten Produktvariante wie Datenblätter, Visualisierungen, EPLAN- und CAD-Modelle inklusive.

Was früher die Ausnahme war, wird immer mehr zum Standard: die Sonderanfertigung. Das bedeutet jedoch auch: Wer noch versucht, manuell passgenaue Lösungen für spezifische Anfragen zusammenzustellen, sucht die sprichwörtliche Nadel im Heuhaufen. Das frisst nicht nur sehr viel Zeit – Zeit, die den Mitarbeitern für andere wichtige Aufgaben fehlt, und Zeit, die der Kunde nicht bereit ist, mit Warten zu verbringen. Zudem führen dezentrale Datensilos und manuelle Datenpflege zu Lücken und Fehlern in den wertvollen Stammdaten. Diese Fehler entstehen langsam und unbemerkt, entwickeln sich aber stetig zu einem ernsthaften Problem für das gesamte Unternehmen.

Während die meisten Unternehmen die Optimierungspotenziale in Produktion und Vertrieb bereits nahezu vollständig abgeschöpft haben, sind Prozessoptimierungen auf Grundlage einer lückenlosen Informationslogistik der starke Hebel für den künftigen Unternehmenserfolg. Bei zunehmender Digitalisierung erfordert dies allerdings eine gute Grundlage in Form von durchgängigen Prozessen und Produktdatenstrukturen. Ein Beispiel: Der Antriebstechnik- und Automatisierungsspezialist Lenze bringt es auf eine Produktvarianz von sage und schreibe 1030. Das ist mehr, als es Sterne im Universum gibt. Eine Steuerung dieses Portfolios wäre ohne hochautomatisierte Prozesse und durchgängige, medienbruchfreie Systeme undenkbar. 

Mangelhafte Stammdaten sind der Hidden Champion der Prozessprobleme

Wer seine Prozesskosten im Griff behalten will, betreibt eine stringente Informationslogistik. Sie trägt dafür Sorge, dass die richtige Information, in der richtigen Qualität, zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist. Das kann nur gelingen, wenn lückenlose Prozesse und fehlerfreie Stammdaten gewährleistet sind. Genau hieran krankt es jedoch oft, da viele Unternehmen ihre Daten stiefmütterlich behandeln. Die Pflege und Bereinigung der Stammdaten läuft vielerorts nebenbei zum Tagesgeschäft. Von der gebotenen Aufmerksamkeit, geschweige denn von Investitionen in geeignete Prozesse und Systeme zur Pflege, fehlen jede Spur. Dabei sind mangelhafte Stammdaten der Hidden Champion der Prozessprobleme! Diese Nachlässigkeit ist mit Blick ist auf die klassische Management-Lehre durchaus nachvollziehbar: Die Produktdatenpflege an sich ist ein Stützprozess und stellt somit isoliert betrachtet keinen direkten Wert dar. Entsprechend ist ein Return on Investment (ROI) nur schwer zu beziffern. Anders sieht es jedoch aus, sobald alle unternehmensinternen Abläufe und Abhängigkeiten in die Rechnung einbezogen werden. Man sollte daher der Investition in ein systematisches Datenmanagement den Wert aller Prozesse gegenüberstellen, die von einer ganzheitlichen Produktdatenversorgung profitieren.

Wie sieht nun eine erfolgreiche Strategie aus? Wesentlich ist die Erkenntnis: Digitale Prozesse produzieren und konsumieren eine große Menge an Daten. Diese Daten sind pures Gold – gesetzt den Fall, sie werden gezielt gesteuert und ganzheitlich gepflegt und verkümmern nicht in isolierten Datensilos der einzelnen Geschäftsbereiche. Daher wollen alle End-to-End-Geschäftsprozesse betrachtet werden – vom Kunden über die eigene Wertschöpfung bis zur Supply Chain. Wo werden in dieser Kette Tätigkeiten wiederholt, etwa für die Anlage von Materialnummern, Arbeitsplänen oder Dokumenten, die für eine Produktvariante erforderlich sind? Das sind die vielen Quellen der Verschwendung, die die Prozesskosten in die Höhe treiben. Abhilfe schafft hier die Modularisierung der Produkte inklusive ihres digitalen Abbilds. In Kombination mit Regelwerken können auf diese Weise Aufwände im Engineering – von der Auslegung, der Konstruktion über die Auftragserfassung bis hin zur Produktion und der Logistik – signifikant reduziert werden. 

Individuelle Produkte zu niedrigsten Prozesskosten   

Doch auch hierbei gilt: Ohne passende Daten, Informationen und Regelwerke ist eine Automatisierung und deren Aufrechterhaltung extrem schwierig und kostspielig. Der Versuch, ein historisches Produktprogramm in die digitale Zukunft zu überführen, ist häufig zum Scheitern verurteilt. Aus langjähriger Erfahrung als führender Fullservice-Anbieter im Bereich Configure Price Quote und Variantenmanagement wissen wir bei encoway, dass eine Neustrukturierung des bestehenden Produktportfolios hier signifikant hilft. Das hat zum Beispiel Lenze frühzeitig erkannt. Gemeinsam mit encoway baut das niedersächsische Unternehmen seit einigen Jahren eine durchgängige Informationslogistik auf, um individuelle Produkte zu niedrigsten Prozesskosten herstellen zu können. Ziel ist es, bedarfsgetrieben am anonymen, digitalen Touchpoint die gerade benötigten Produktinformationen zu einer individuellen Variante zu generieren – ohne manuelle Interaktion oder Verzögerung. Erste Ergebnisse sind sehr vielversprechend. So können bei Lenze bereits heute für einen Teil des Portfolios auf Knopfdruck neue Materialien mitsamt der Arbeitspläne sowie weitere variantengerechte Dokumente in verschiedenen Systemen angelegt werden. Dazu zählen zum Beispiel Datenblätter, Anwenderdokumentationen sowie CAD, EPLAN und visuelle Darstellungen.

Wollen auch Sie Umsatz und Gewinn in Ihrem Unternehmen wieder in ein optimales Verhältnis bringen? Dann lassen Sie uns gemeinsam Ihre Prozesskosten unter die Lupe nehmen und eine starke Informationslogistik schaffen.

Auf Ihre Herausforderungen freuen wir uns! 

Ihr Ansprechpartner 
Dr. Thorsten Krebs 
Head of Consulting
Krebs@encoway.de


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