BOGE Kompressor

Druck Ikon schwarz

BOGE baut im Vertrieb exakt so viel Druck auf wie nötig

Referenzen (Projektstory)

Druckluft ist der Treibstoff zahlloser industrieller Prozesse. Umso wichtiger ist es, dass die Anlage, die sie erzeugt, genau passt – zum Prozess, zur Größe, zur geforderten Leistung. Sonst verschwendet sie Energie, oder sie schöpft Leistungsreserven nicht aus, der Betrieb wird unwirtschaftlich oder unzuverlässig. Die Vertriebsmitarbeiter von BOGE KOMPRESSOREN sind jetzt in der Lage, in diesem komplexen Umfeld vor Ort ein Angebot maßzuschneidern, das auf jede dieser Anforderungen genau passt. Wir haben uns mit Thorsten Meier unterhalten, Geschäftsführer bei BOGE KOMPRESSOREN. Er erzählt, was sich gegenüber dem bisherigen Angebotsprozess geändert hat, und was der optimierte Ablauf bringt.

Logo von Boge

Kundeninformation

Das international tätige Familienunternehmen beschäftigt knapp 630 Mitarbeiter, davon rund 400 am Stammsitz in Bielefeld und wird von Wolf D. Meier-Scheuven und Thorsten Meier geführt. Internationalen Kunden steht BOGE mit zahlreichen Verkaufsbüros und Tochtergesellschaften vor Ort zur Verfügung und liefert Produkte und Systeme in weltweit mehr als 120 Länder.

Druckluft zuverlässig konfigurieren

Mit Systemlösungen für die Druckluftversorgung hat sich BOGE KOMPRESSOREN rund um den Globus einen Namen gemacht. In Deutschland zählt das innovative Familienunternehmen zu den Marktführern der Branche; internationalen Kunden steht BOGE mit zahlreichen Verkaufsbüros und Tochtergesellschaften vor Ort zur Verfügung und liefert Produkte und Systeme in weltweit mehr als 120 Länder. Das internationale Geschäft stellt hohe Anforderungen an die IT-Landschaft des Unternehmens. „Eine zuverlässige und wirtschaftliche Drucklufterzeugung und -versorgung ist heute nach individuellem Bedarf exakt konfigurierbar“, so Meier. Für diese Anforderungen sollte der Vertrieb eine leicht zu bedienende Software zur Verfügung an die Hand bekommen, die einen neuen integrativen Vertriebsansatz möglich macht: Datenpflege, Produktkonfiguration und Erstellung von passgenauen und übersichtlich strukturierten Angeboten mit SAP R/3 als führendem System. Als Leiter der Bereiche Controlling und Informationsmanagement entschied Meier mit über die Investition in eine neue Software und war an einem hohen „Return on Investment“ (ROI) interessiert.

Um dieses Projekt erfolgreich anzugehen, setzte Thorsten Meier auf die Zusammenarbeit mit der encoway GmbH. encoway ist auf die Optimierung von Marketing-, Vertriebs- und Engineeringprozessen bei Industrieunternehmen spezialisiert, die komplexe, variantenreiche Produkte herstellen und anbieten. „Das neue System zur Angebotserstellung umfasst im Kern drei Bausteine: das mit encoway entwickelte sellAIR, SAP und Lotus Notes“, so Meier. Das Beziehungswissen der Produkte und Systemlösungen von BOGE wird zentral in SAP R/3 gepflegt. Produktdaten und -logik werden aus dem SAP R/3 ausgeleitet und im sellAIR zur kundenindividuellen Angebotserstellung genutzt. Die Anwendung sellAIR ermöglicht die schnelle Suche des passenden konfigurierbaren Materials (KMAT) und eine sichere Konfiguration der Produkte und Lösungen. „Die Mitarbeiter im Vertrieb können sowohl das Tagesgeschäft über die Katalogsuche mit dem Konfigurator bedienen, als auch Spezialprodukte und komplette Anlagen generieren“, so Meier.

„Eine zuverlässige und wirtschaftliche Drucklufterzeugung und -versorgung ist heute nach individuellem Bedarf exakt konfigurierbar.“

Vorheriges Angebotsszenario

Als Werkzeug zur Angebotserstellung setzte BOGE seit Mitte der 90er Jahre einen selbstprogrammierten, Java-basierten Konfigurator ein. Mit dem Werkzeug konnten Vertriebsmitarbeiter von BOGE die Standardprodukte aus dem Katalog auswählen und die Daten in ein Angebotsdokument übertragen. Dieser Workflow endete jedoch, sobald Spezialprodukte und Anlagen ins Spiel kamen. Der Konfigurator kannte sie nicht, und konnte sie deshalb nicht anbieten. Zudem musste man alle Daten doppelt pflegen, sowohl im Angebotswerkzeug als auch in SAP: Standardprodukte, die Eingabe technischer Daten, Stücklisten und Warenpreise. „Die doppelte Buchführung für die Datenpflege war sehr personalintensiv“, erklärt Meier. „Der individuell programmierte Konfigurator war elf Jahre im Außendienst bei BOGE im Einsatz. Es hat lange gedauert, bis wir uns entschieden haben, die bisherigen Funktionen des alten Angebotswerkzeugs in ein neues System zu überführen, das vor allem nur auf eine Datenquelle zugreift und noch zusätzliche Applikationen bietet“, so Meier.

BOGE Kompressor

Anforderungen an die neue Vertriebssoftware

Eine wichtige Anforderung war die zentrale Pflege des Beziehungswissens der Produkte und Systemlösungen in SAP. Die Software sollte einen einfachen Zugriff auf das konfigurierbare Material (KMAT) ermöglichen und eine sichere Konfiguration gewährleisten. „Die Mitarbeiter nutzen das Angebotswerkzeug in der Regel offline auf ihrem Notebook vor und nach dem Kundenbesuch. Sie benötigen einen schnellen und sicheren Zugriff auf die Produkte und Systemlösungen“, so Meier. Eine ergonomische Bedienung war ein weiteres wichtiges Kriterium. BOGE wünschte sich eine optimale Benutzerführung. „Auch die Generierung der Angebotsdokumente sollte verbessert werden. Ziel war es, Angebote mit übersichtlicher Struktur in einem optisch ansprechenden Layout zu erstellen.“

„Das neue System zur Angebotserstellung umfasst im Kern drei Bausteine: das mit encoway entwickelte sellAIR, SAP und Lotus Notes.“

Integrierte Lösung: encoway mit SAP und Lotus Notes

Die Kundendaten und Rabatte übernimmt eine Schnittstelle aus dem Lotus Notes SalesAssistant. Die Vertriebsmitarbeiter von BOGE können das Angebotswerkzeug sellAIR offline auf ihren Notebooks nutzen. Die Bedienoberfläche des sellAIR wurde dem Corporate Design von BOGE KOMPRESSOREN angepasst und steht in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung. Im Rahmen der Produktpflege wurde die Leistung des Konfigurators inzwischen erweitert. So lassen sich mit dem Konfigurator nicht nur Maschinen und ihre Komponenten aus dem Katalog auswählen, sondern auch Dienstleistungen (z. B. Inbetriebnahme) und ergänzende Produkte (z. B. SIM-Karten für Fernüberwachungs-Smartphones). Der Katalog umfasst derzeit etwa 600 Produkte.

Attraktive Angebotsdokumente – automatisiert generieren

Die für BOGE realisierte Anwendung sellAIR basiert auf den encoway-Standardmodulen und unterstützt das Erstellen von attraktiv gestalteten Angebotsdokumenten kombiniert mit der automatisierten Datenübernahme. Dazu verbindet die Software von encoway die bewährte Funktionalität von Microsoft Word mit den entsprechenden Systemen.

Schema der BOGE Angebotserstellung
Das System zur BOGE-Angebotserstellung umfasst das mit encoway entwickelte sellAIR sowie SAP R/3, Lotus Notes SalesAssistant und ein Archivsystem

Vorlagen für verschiedene Dokumententypen können leicht erstellt und zur Verfügung gestellt werden. Die entsprechenden Angebotsdaten werden bei BOGE auf Knopfdruck aus SAP R/3 in Word importiert. Auf dieser Basis erstellt der Vertrieb umfassende Angebotsdokumente übersichtlich und einheitlich oder bearbeitet sie weiter. Produktabbildungen, technische Zeichnungen und ergänzende Textbausteine können zusätzlich integriert werden. Bei BOGE greift der Nutzer für die Erstellung des passenden Angebots auf eine Textdatenbank zu: Für ein Kurzangebot steht ein Kurztext zur Verfügung, für ein ausführliches Angebot der benötigte technische Dokumentenanhang. Produktspezifische Langtexte generiert die Software dynamisch. „Der Umgang mit Dokumenten wurde mit der neuen Software verbessert und erleichtert“, so Meier. Die Angebotstexte können mehrsprachig abgerufen werden. Auch während der Nutzung kann auf eine andere Sprache umgeschaltet werden, um das entsprechende Angebotsdokument zu erhalten. Die technischen Einheiten werden wahlweise metrisch oder imperial eingefügt.

„Der Umgang mit Dokumenten wurde mit der neuen Software verbessert und erleichtert.“

Schrittweiser Ausbau

Im Lauf der Zeit konnte BOGE seine neue Infrastruktur mit geringem Aufwand erweitern. Mit dem sogenannten sellAIR-Builder ist es jetzt möglich, auf Knopfdruck ca. acht verschiedene Client-Versionen für alle Verkaufsorganisationen zu erstellen. Sie unterscheiden sich beispielsweise durch die jeweils geltenden Preislisten und zugeordneten Verkaufsdokumente in den jeweils passenden Sprachen. Zum Offline-Vertriebstool sellAir für die Verkaufsorganisationen kam 2012 außerdem die Online-Variante sellAirweb auf BOGE.com für Händler und Partner hinzu.

Bei der Anbindung an SAP ist encoway führend

Seit längerer Zeit schon suchte man bei BOGE nach einem System, das SAP-kompatibel ist. „Bei der Herstellerrecherche haben wir festgestellt, dass encoway aus unserer Sicht das führende Unternehmen ist, wenn es um die Anbindung an SAP geht“, so Meier. Auch die positive Reaktion des Antriebherstellers Lenze, der mit encoway laufend seine ausgefeilten Werkzeuge zur einfachen Auswahl und Auslegung von Antriebslösungen optimiert, sprach für encoway. „Beim Benchmarking von Preis und Funktion schnitt encoway gut ab. Die Zeit, die wir bisher für die Bewältigung der doppelten Datenpflege brauchten, ist bares Geld. Früher haben wir die Daten im Angebotswerkzeug und in SAP gepflegt. Eine Investition in die bessere Lösung amortisiert sich schnell, und wir haben Geld gespart.“ Um herauszufinden, welche Funktionen die Software für den BOGE-Vertrieb erfüllen sollte, fand ein Workshop mit encoway statt. „Die Mitarbeiter von encoway sind sehr engagiert an die Entwicklung herangetreten, was uns gefallen hat. Gemeinsam haben wir Ideen gesammelt, welche Bausteine in die neue Lösung passen.“

„Die Mitarbeiter im Vertrieb können sowohl das Tagesgeschäft über die Katalogsuche mit dem Konfigurator bedienen, als auch Spezialprodukte und komplette Anlagen generieren.“

Positives Feedback der Anwender

Die Vertriebsmitarbeiter nahmen das neue Konfigurations- und Angebotswerkzeug positiv auf. Bei einer Präsentation im Haus wurde die Lösung vorgestellt und die Mitarbeiter probierten auf ihren Laptops zwei Angebote aus. „Und dann ging‘s“, so Meier. „Unsere Mitarbeiter nutzen schon lange ein Werkzeug für die Erstellung von Angeboten. Wir mussten sie nicht davon überzeugen, sondern alle waren gespannt, was jetzt Neues kommt.“

Kundennutzen auf einen Blick

  • Schnelle und individuelle Angebotserstellung 
  • Verfügbarkeitsüberblick und Zugriff auf aktuelle Konditionen 
  • Attraktives und einheitliches Angebotsdesign weltweit
  • Intuitive Bedienung und Benutzeroberfläche im BOGE Corporate Design 
  • Schneller Zugriff auf das passende KMAT 
  • SAP-konforme Konfiguration 
  • Offline-Nutzung, Verfügbarkeit für Innen- und Außendienst 
  • Umfangreicher Datenaustausch mit SalesAssistant (Lotus Notes) 
  • Automatische Aktualisierung