Angebotskalkulation im Maschinenbau -ein Mann und eine Frau kalkulieren ein Angebot

Effiziente Angebotskalkulation im Maschinenbau

So meistern Sie aktuelle und zukünftige Herausforderungen

Die Angebotskalkulation im Maschinenbau gestaltet sich häufig schwierig. Viele Kunden benötigen keine Standard-Maschine, sondern passgenaue Sonderlösungen. Unsere CPQ-Software kann Sie effektiv dabei unterstützen, Ihren Kunden individuelle und prozesssichere Produkte anzubieten. Was die Angebotskalkulation im Maschinenbau so schwierig macht und wie Sie diese Herausforderungen bewältigen, erfahren Sie im Blogartikel.

Inhaltsverzeichnis

Welche Herausforderungen gibt es bei der Angebotskalkulation im Maschinenbau?

Im Hinblick auf ihre Angebots- und Produktkalkulation sind Maschinenbauer mit Herausforderungen in verschiedenen Bereichen konfrontiert, die sich perspektivisch noch verstärken dürften. Hierzu gehören:

Komplexe Produkte und Projekte

Maschinen und Anlagen sind komplexe Produkte, bei denen kundenindividuelle Sonderlösungen eine große Rolle spielen. Zwar helfen Baukastenstrategien und ein modularer Aufbau von Maschinen dabei, die Komplexität der Kalkulation im Maschinenbau zu reduzieren – trotzdem ist für die Planung eines Kundenauftrags oft ein hoher Anteil an individuellem Engineering nötig, was die Preiskalkulation komplex hält. Letztlich müssen Sie die Anforderungen und Wünsche Ihrer Kunden ohne Abstriche und passgenau erfüllen.

Daneben wird die Preiskalkulation auch durch neue Materialien und Technologien immer schwieriger und komplexer.

Preisvolatilität

Die Marktpreise für Energie, Rohstoffe und Vorprodukte sind ständigen Schwankungen unterworfen. Hinzu kommt, dass sie sich im Projektverlauf noch ändern können. Für die Projekt- und Produktpreiskalkulation benötigen Sie daher einen flexiblen Ansatz, der in der Lage ist, solche kurzfristigen Veränderungen unmittelbar abzubilden.

Globaler Wettbewerb

Als Maschinenbauer agieren Sie in einem globalen Markt. Ihre Kunden erwarten von Ihnen technische Spitzenleistungen, ebenso aber wettbewerbsfähige Preise. Im Fokus steht hier die gesamte Lieferkette. Bei der Angebotskalkulation im Maschinenbau müssen Sie die Preise und Margen Ihrer eigenen Lieferanten ebenso berücksichtigen wie die Preiserwartungen des Kunden.

Ungewissheit

Von Bedeutung ist in diesem Kontext auch, dass Sie bei der Angebotskalkulation im Maschinenbau viele Annahmen und Entscheidungen unter Ungewissheit treffen müssen. Bei der Produktion kundenindividueller Maschinen und Anlagen handelt es sich oft um langfristige Projekte. Preise und Projektspezifikationen können sich im Zeitverlauf verändern – trotzdem benötigen Sie von Anfang an eine valide Preiskalkulation, die für Ihre Kunden stimmig ist und auch eventuelle Risiken berücksichtigt.

Fachkräftemangel

Um eine individuelle Angebotskalkulation im Maschinenbau zu erstellen, sind vor allem bei Sonderlösungen viel persönliches Know-how und Erfahrung nötig. Zudem ist die Zusammenstellung einer kundenindividuellen, hochtechnischen Lösung mit konventionellen Methoden zeitaufwändig und anfällig für Fehler.

Ohne Unterstützung durch ein leistungsfähiges, digitales System stoßen Unternehmen oft bereits bei der Projekt- und Angebotskalkulation an ihre Grenzen. Der Fachkräftemangel trägt dazu in erheblichem Maße bei. Die Generation der sogenannten Babyboomer befindet sich bereits im Ruhestand oder wird in den kommenden Jahren in Rente gehen. Viele Maschinenbauer haben Schwierigkeiten, das Know-how des Unternehmens abzusichern und auf dem Arbeitsmarkt geeignete Fachkräfte zu finden. Hinzu kommt, dass neue Ingenieure und Vertriebsmitarbeiter eingearbeitet werden müssen, bevor sie ihre volle Leistungsfähigkeit erreichen.

Was macht die Angebotskalkulation im Maschinenbau so schwer?

Die Schwierigkeiten der Kalkulation im Maschinenbau ergeben sich zum einen aus den Herausforderungen, vor denen Maschinenbauer in ihrer Projekt- und Produktplanung stehen. Daneben wirken sich auf die Angebotskalkulation im Maschinenbau einige weitere Faktoren aus:

  • Auf individuelle Kundenwünsche sind meist keine Standardkalkulationen anwendbar. Kompliziert kann die Kalkulation vor allem bei expliziten Sonderleistungen und Sonderentwicklungen werden.
  • Viele Unternehmen verfügen bisher über keine ausreichende Datenbasis, um die Kosten für ein Projekt oder ein Produkt exakt und gleichzeitig mit der erforderlichen Flexibilität zu kalkulieren. Problematisch ist oft vor allem die Aktualität der Daten.
  • Die Produktkalkulation ist ein wesentliches Instrument, um die preisliche Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens abzusichern, jedoch liegen aufgrund des Datenmangels keine Benchmark-Informationen zu Wettbewerbern vor.
  • Für die Produktpreiskalkulation sind im Unternehmen keine standardisierten Prozesse und Workflows etabliert.

Welche Schritte müssen bei der Angebotskalkulation im Maschinenbau beachtet werden?

Sie wissen es aus Ihrer täglichen Arbeit: Die Angebotskalkulation im Maschinenbau ist ein mehrstufiger und aufgrund der technologischen und funktionalen Anforderungen an das Produkt ein oft sehr komplexer Prozess. Zudem handelt es sich bei den zu kalkulierenden Produkten oft um Unikate, die im Auftrag eines einzigen Kunden entwickelt werden. Bei zu hohen Preisen laufen Sie Gefahr, dass Ihr Unternehmen den Auftrag nicht erhält. Bei einer zu niedrig angesetzten Preiskalkulation büßen Sie wertvolle Margen ein oder das Projekt wird sogar zum Verlustgeschäft.

Ihre Projekt- und Produktpreiskalkulation muss somit die folgenden Anforderungen erfüllen: Ihr Angebot muss auf konkurrenzfähigen und kostendeckenden Preisen unter Einrechnung angemessener Gewinnspannen basieren. Für Ihren Kunden muss auf einen Blick ersichtlich sein, dass bei der Entwicklung des Produktes und in der Projektdurchführung aktuelle technologische Standards angewendet werden.

Die Angebotskalkulation im Maschinenbau geht in den folgenden Schritten vor sich:

  1. Auftragsklärung
  2. Datensammlung
  3. Preiskalkulation
  4. Risikobewertung
  5. Angebotskontrolle
  6. Angebotserstellung, Angebotsverhandlung, Vertragsabschluss

1. Auftragsklärung

  • Klärung aller Kundenanforderungen an das Produkt
  • Definition aller technischen Spezifikationen
  • Klärung von Projekt- und Lieferzeiten sowie der Rahmenbedingungen für die Projektdurchführung
  • Definition von Zahlungsbedingungen und Lieferzeiten.

2. Datensammlung

Im nächsten Schritt müssen entlang der gesamten Lieferkette alle für die Kalkulation relevanten Daten erhoben werden. In diesem Arbeitsschritt erfolgen die Erstellung von Stücklisten, die Ermittlung von Preisen und Lieferzeiten für Materialien und Vorprodukte sowie die Aufstellung aller internen Parameter für die Projektdurchführung. Hierzu gehören Entwicklungs- und Produktionszeiten, die Planung des Mitarbeitereinsatzes und die Kalkulation indirekter Kosten.

3. Preiskalkulation

Die Preiskalkulation läuft je nach Auftrag und Produkt mittels Deckungsbeitragsrechnung oder Zielkostenrechnung ab. Im Maschinenbau wird häufig die Zielkostenrechnung (target costing) angewendet, da sie ermöglicht, den am Markt erzielbaren Preis für ein Produkt in Beziehung zu den konkreten Produkteigenschaften zu setzen.

4. Risikobewertung

Die Angebotskalkulation im Maschinenbau sollte auch eine Risikobewertung beinhalten, die sich beispielsweise aus Preisschwankungen entlang der Lieferkette oder aus dem Projektverlauf ergeben können. Hier spielen sowohl finanzielle als auch zeitliche Aspekte eine Rolle.

5. Angebotskontrolle

Bevor Sie Ihr Angebot an einen Kunden übermitteln, ist eine exakte Prüfung nötig. Ihr Angebot und alle Kalkulationen müssen vollständig, richtig und plausibel sein. Zur Angebotskontrolle gehört auch eine Überprüfung der Machbarkeit des Projektes. Wenn sich eine im Angebot formulierte, technische Lösung später als nicht oder nicht vollständig realisierbar erweist, kann das für Ihr Unternehmen durch Nachbesserungen und Vertragsstrafen sehr teuer werden. Zudem leidet die Reputation der Firma – mit Folgen für Ihre Wettbewerbsfähigkeit.

6. Angebotserstellung, Angebotsverhandlung, Vertragsabschluss

Wenn die fünf vorhergehenden Punkte erledigt wurden, können Sie Ihr offizielles Angebot mit allen relevanten Informationen an den Kunden übermitteln.
Möglicherweise folgen darauf eine oder mehrere Angebotsverhandlungen, in denen Ihr Kunde seine Anforderungen weiter spezifiziert, die jedoch auch in Übereinstimmung mit den Interessen und Möglichkeiten Ihres Unternehmens stehen müssen.

Wenn Ihr Angebot durch den Kunden akzeptiert wurde oder anschließende Verhandlungen für beide Seiten erfolgreich verlaufen sind, steht dem Vertragsabschluss über die Entwicklung und Lieferung Ihres Produktes nichts mehr im Wege.

Häufig werden Angebote in Excel kalkuliert – was ist daran problematisch?

Vorab ein Beispiel, was passieren kann, wenn für die Angebotskalkulation im Maschinenbau nur Excel verwendet wird:

Bei der Kalkulation einer Sonderlösung erwies sich die Excel-Methode als besonders fehleranfällig. Ein Außendienstmitarbeiter hatte die Sonderwünsche eines Kunden manuell in einem Excel-Formular festgehalten. Diese individuelle Auflistung wurde bei der Bestellung allerdings übersehen. Schließlich bekam der Kunde statt der Sonderanfertigung eine Standardversion der Maschine geliefert.

Für die Organisation komplexer Projekte und damit auch für die Angebotskalkulation im Maschinenbau ist Excel nur bedingt geeignet – hierzu tragen die folgenden Gründe bei:

  • Excel ist anfällig für menschliche Fehler – ganz egal, ob Tippfehler oder Formelfehler. 
  • Berechnungen in Excel sind oft nicht nachvollziehbar und einfach überprüfbar.
  • Bei großen Datenmengen und komplexen Berechnungen stößt Excel früher oder später an seine Grenzen.
  • Excel lässt sich nur bedingt in andere Datensysteme (ERP, CRM) integrieren.
  • Standardisierte Workflows unter Beteiligung mehrerer Bereiche und Mitarbeiter lassen sich mit Excel nicht realisieren.
  • In Excel kann nur schwer sichergestellt werden, dass alle mit den aktuellsten Daten arbeiten.

Wie hilft CPQ-Software bei der schnellen und fehlerfreien Angebotskalkulation im Maschinenbau?

Das Kürzel CPQ steht für Configure, Price, Quote – also für die Konfiguration eines Produktes sowie die Preis- und Angebotserstellung. CPQ-Software ermöglicht Ingenieuren und Vertriebsmitarbeitern eine schnelle und transparente Konfiguration von Produkten und Dienstleistungen. Die Software unterstützt die vollständige Erfassung der Kundenwünsche und wandelt diese anschließend automatisch in ein entsprechendes und geprüftes Angebot um.

Die Konfiguration des Produktes können Vertriebsmitarbeiter und Kunde gemeinsam vornehmen – die Software sorgt anhand von Produkt- und Preisspezifikationen dafür, dass keine falschen Konfigurationen entwickelt werden. Dem finalen Angebot können mithilfe der Software relevante Informationen wie Preise, Produktbeschreibungen, Visualisierungen und technische Zeichnungen sowie Projekt- und Lieferzeiten automatisch beigefügt werden. 

Auch Veränderungen der ursprünglichen Konfiguration werden durch die CPQ-Software aufgenommen. Falls solche Veränderungen preisrelevant sind oder im Hinblick auf ihre technische Machbarkeit überprüft werden müssen, lösen sie automatisch die entsprechenden internen Workflows aus. Alle Veränderungen werden transparent und für alle Beteiligten nachvollziehbar in der Software dokumentiert.

CPQ-Software – für verschiedene Angebotsarten geeignet

CPQ bietet Ihnen die Möglichkeit, verschiedene Angebotsarten im Maschinenbau zu digitalisieren.

label eto

Bei ETO-Aufträgen (Engineering-to-Order) werden Maschinen und Anlagen kundenindividuell entwickelt und konstruiert.

Hieraus resultieren oft lange Angebotsprozesse und Vorlaufzeiten, bis die eigentliche Produktion beginnt. In der Kalkulationsphase ermöglicht CPQ-Software, ein besseres Verständnis für die Kundenanforderungen zu entwickeln und Produktkonfigurationen in direkter Zusammenarbeit mit dem Kunden vorzunehmen. Auch die Planung von Kosten, Preisen und Projektzeiträumen für kundenindividuelle Sonderlösungen wird durch die Software wesentlich erleichtert.

label cto

CTO-Aufträge (Configure-to-Order) sind bei den meisten Kunden im Maschinenbau der Regelfall. 

Dabei werden Produkte auf modularer Basis aus einer Reihe vordefinierter Optionen hergestellt. Mit einem CTO-Fokus sind im Maschinenbau zahlreiche Vorteile verbunden. Prozesse, Kosten und Projektzeiten lassen sich durch einen solchen Ansatz erheblich optimieren. Gleichzeitig werden Fehlerquellen minimiert. Durch die Kombination verschiedener Module und Standardoptionen lassen sich Kundenanforderungen auf einer sehr breiten Basis bedienen. Abhängig von den Kundenanforderungen werden ETO und CTO miteinander kombiniert. CPQ-Software unterstützt bei CTO-Aufträgen eine schnelle und exakte Konfiguration von Produkten. Unter anderem stellt sie sicher, dass in ein Angebot nur kompatible Optionen aufgenommen werden. Auch Einkaufsprozesse von Materialien und Vorprodukten sowie die gesamte Ressourcennutzung werden durch die Software optimiert. Ebenso wie bei ETO-Aufträgen können Kunden an der digitalen Konfiguration des Produktes aktiv beteiligt werden.

label ato

Bei ATO-Aufträgen (Assemble-to-Order) spielt kundenindividuelles Engineering keine Rolle.

Maschinen werden ausschließlich aus vordefinierten Komponenten montiert. Trotzdem sind dabei individuelle Konfigurationen möglich, um den Kundenanforderungen zu entsprechen. CPQ-Software erweist sich bei der Angebotskalkulation für ATO-Aufträge als besonders effektiv. Die Angebotserstellung kann direkt von Vertriebsmitarbeitern und in der Regel ohne Mitwirkung von Ingenieuren oder der Konstruktion vorgenommen werden. Der Vertrieb kann somit sehr schnell auf Kundenanfragen reagieren.

Fazit: Mehr Effizienz und Kundenfreundlichkeit durch CPQ

CPQ-Software beschleunigt und automatisiert die Produktkonfiguration, sowie die Angebotskalkulation und -erstellung. Außerdem räumt sie wesentliche Fehlerquellen aus, ermöglicht das Etablieren von Workflows innerhalb des Unternehmens und sorgt für Transparenz in der Kundenkommunikation.

Die Software gibt es als Desktop-Anwendung und als mobile App, so dass Ihre Vertriebsmitarbeiter hierdurch deutlich größere Flexibilität gewinnen. Angebote lassen sich damit auch direkt vor Ort bei Ihren Kunden erstellen.

Insgesamt gesehen erhöhen Sie durch CPQ-Software Ihre Effizienz und Kundenfreundlichkeit. Für maßgeschneiderte CPQ-Lösungen für Ihr Unternehmen sind wir Ihr kompetenter Partner – wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

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Lars Schade

Teamleiter Marketing, encoway GmbH
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